Välkommen till en blogg om allt inom event och näringsliv!
Det finns mängder av information om allt ifrån mötesformer till eventplanering. Dock är det inte alltid enkelt att överblicka och sålla ut vad som är viktigt och inte. Här kommer du finna åtskilliga tips och konkreta idéer för att era möten skall ge resultat!
Detta ska finnas i ett konferensrum
För att konferensen ska fungera utan avbrott från början till slut bör vissa hjälpmedel finnas på plats samt ha kontrollerats så att man vet att de fungerar som de ska. Så vad bör finnas i ett konferensrum? Om man hyr en lokal är det viktigt att fråga vad som ingår, det kan hända att man behöver hyra eller ta med sig vissa faciliteter själv. Dessutom ska man vara medveten om vad man behöver så att man verkligen ställer rätt frågor till de som erbjuder konferenslokalen.
Vilka hjälpmedel behöver du?
Alla konferenser ser inte likadana ut och det kan hända att du behöver speciella verktyg för att få det att fungera. Tänk på hur konferensen kommer att presenteras och vilka hjälpmedel du behöver för era möten och föredrag. Behöver du en skärm för film eller kanske en filmduk för overhead-bilder? Är det en stor konferens med många deltagare? Finns det då tillräckligt med plats? Finns det speciella verktyg som den inhyrda föreläsaren vill ta hjälp av? Det är mycket att tänka på men om du vet hur konferensen är planerad och hur den är upplagd blir det lättare att veta vad som krävs.
Checklista
De mest användbara föremålen finns oftast på plats redo i lokalerna och inkluderat i priset men det finns andra bekvämligheter som måste bokas i förväg. För att inte glömma bort viktiga redskap och hjälpmedel kommer här en lista på saker att tänka på vid förberedandet.
- Finns det tillräckligt med stolar och bord för alla?
- Är lokalen anpassad för funktionshindrade med ramp vid ingången och breda dörröppningar, anpassade toaletter, och så vidare?
- Har lokalen Internetuppkoppling som är tillräckligt stark för att stödja antalet uppkopplade datorer?
- Se till att det finns eluttag för alla som behöver personliga datorer uppkopplade vid konferensen.
- När det gäller ljus måste man se till att det finns olika nivåer på de olika ljuskällorna och att dessa kan regleras efter behov samt draperier som går att dra för om det blir för ljust i lokalen.
- Ljudanläggning (mikrofon + högtalare). Om det är en stor konferens med många deltagare måste talaren kunna höras tydligt över hela rummet.
- Luftkonditionering eller fönster som går att öppna. Det kan bli varmt och kvavt i ett packat rum!
- Projektor, TV, Overhead, Video, DVD och annan nödvändig apparatur.
- Stort ritblock, Whiteboard eller digital Smart Board.
- Papper och penna till varje deltagare.
- Frukt och vatten- för att stilla hungern, ta hand om blodsockerfall och för att släcka törst.
Dubbelchecka
Man vill självklart att konferensen ska rulla på så smidigt som möjligt utan elände och besvär. Därför är det rekommenderat att kontrollera att allting fungerar som det ska innan konferensen påbörjas. Man kan be konferensvärden på lokalen att göra en dubbelkoll dagen innan man anländer. Om en annan konferens har hållits innan din planerade konferens är det bäst att denna inspektion görs efter och inte ta för givet att allting funkar bara för att det har använts av tidigare grupp. TV och videoapparater, armatur, datorer, AC och till och med stolar… vi vill ju inte att det ska hända en olycka!