När deltagare på en konferens kommer hem och minns att de frös, att det luktade illa i och omkring toaletterna, att lunchen uteblev och att föreläsarna knappt kunde höras över köksfläktens brus så har man valt en riktigt dålig konferensanläggning. För att undvika den här typen av scenario så måste man veta hur man undviker en strulig anläggning som inte klarar av vare sig små eller större konferenser. Den här typen av information får man inte på konferensanläggningens hemsida som kommer att fokusera på allt det som är bra och kanske även överdriva för att inte dra uppmärksamhet till sådant som inte fungerar.

Hyfsad service?

Det finns tydliga tecken som skvallrar om dålig service och dessa ska man hålla utkik efter. Exempel på sådant som man ofta ser hos dåliga konferensanläggningar är:
Ingen respons på email och meddelanden som man lämnar för att man vill ha mer information
Vaga uppgifter om vad som finns på plats
Otydliga besked vad gäller bokningar och priser
Ett generellt ointresse av att erbjuda service och hjälp
Restaurang finns på plats men man kan inte säga vad dagens meny är
Om du ser något eller någon av dessa tecken så är det möjligt att du har dykt på en konferensservice som inte alls håller måttet. Man kan nämligen se att den service som man får som potentiell kund ofta speglar det som blir fallet då man väl betalar och dyker upp. Ta därför inte risken att boka med en anläggning som uppvisar svag service från start!

Varningssignaler online

Glöm inte bort att man kan få en hel del information via sajter på nätet. Det finns till exempel resesajter som tipsar om hotell. Här kan man få en hel del information om konferenshotell som kommer från verkliga människor som faktiskt har besökt hotellen. Även om de inte var där på konferens så kan man dra öronen åt sig från kommentarer som “i receptionen jobbade en riktig häxa”, “vi blev alla matförgiftade av buffén”, “minigolfen bestod av ett gäng sopkorgar och ett tält”… Det här är ju sådant som i allra högsta grad kommer att påverka konferenseventet då det är samma plats och samma människor som ska stå till tjänst med service och lokaler.
Sedan finns det forum och bloggar där folk talar om en specifik händelse. I vissa fall så kanske kritiken riktas mot de som ordnade med konferensen och inte mot själva konferensanläggningen och då ska man givetvis inte döma av detta, men det finns också inlägg som kan ge en bra bild av en anläggning som inte håller måttet och som kan rädda en från en verklig konferenskatastrof.

Ställ rätt frågor

När du kontaktar en anläggning så är det viktigt att du ställer rätt frågor. Om du bara kör på enkla plattityder som till exempel om de har konferensrum för mindre grupper så får du säkert ett jakande svar. Att detta konferensrum sedan är skrubben bakom garderoben i lobbyn är en helt annan sak och något som du inte vet ett dugg om tills det blir dags att slå sig ner vid det ihop-vikbara plastbordet för det första mötet. Ställ specifika frågor och skäms inte över att be om att få veta vilken typ av möbler som finns på plats, det här är detaljer som kommer att spela roll när det väl blir dags att sitta och koncentrera sig under flera timmars tid. Dessutom så bör man ställa frågor om allting runtomkring eventet. Det är nämligen viktigt att veta vilken typ av support som man kan tänkas få av konferensanläggningen och om detta ingår i det pris som man betalar för sitt evenemang.
För att få ihop rätt frågor så bör man ta en titt på typiska frågeställningar och vara väl medveten om vilka mål man har med tillställningen. Det här kommer nämligen att hjälpa då man ska sätta ihop en lista med viktiga frågor att rikta mot en möjlig konferensanläggning.

Kör på säkra kort

Man kan alltid köra på säkra kort. Riktigt bra konferensanläggningar kan kosta lite mer just för att de vet att folk är medvetna om den kvalitet som de erbjuder. När en konferensgård har liten erfarenhet och moderna lokaler samt serviceinriktad personal så fungerar det allra mesta. Därför kan man ta det osäkra före det säkra och välja ett konferenshotell eller en konferenslokal som har fått många fina omdömen och som man kanske själv har testat vid ett tidigare tillfälle. Det viktigaste är ju att konferensen blir lyckad och inte att man får det billigaste priset. Det är aldrig dumt att fråga medarbetare om tips för ofta så har folk erfarenheter från andra typer av evenemang där man använt ett hotell eller anläggning som även passar för konferenser.